Οργανωτής Συνεδρίων, Εκθέσεων και Εκδηλώσεων

Γενική Περιγραφή: Ο Οργανωτής Συνεδρίων ασχολείται με την οργάνωση και την πραγματοποίηση συνεδρίων που σχεδιάζουν επιστημονικοί, κοινωνικοί, συνδικαλιστικοί, επαγγελματικοί σύλλογοι, ή άλλοι φορείς και ομάδες. Ο Οργανωτής Συνεδρίων είναι υπεύθυνος για όλα τα στάδια προετοιμασίας ενός συνεδρίου και φροντίζει για την πλήρη οργάνωση και πραγματοποίησή του. Αρχικά, έρχεται σε επαφή με το φορέα που οργανώνει το συνέδριο, ώστε να αποσαφηνιστούν οι στόχοι και ο τρόπος πραγματοποίησης του συνεδρίου. Καταρτίζει το προσχέδιο οργάνωσης του συνεδρίου και το παρουσιάζει μαζί με τα οικονομικά στοιχεία στον ενδιαφερόμενο για να πάρει την τελική έγκριση. Διαμορφώνει μαζί με τους υπεύθυνους του φορέα το τελικό πρόγραμμα.

Αναλαμβάνει τη διαφημιστική εκστρατεία για την προβολή του συνεδρίου με καταχωρίσεις σε περιοδικά και εφημερίδες, επιστολές, προσκλήσεις, φροντίζει για το χώρο διεξαγωγής του συνεδρίου και τις προσαρμογές του. Καταρτίζει τον κατάλογο με τα υλικά που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν, τα παραγγέλνει και ελέγχει την τοποθέτησή τους στο χώρο του συνεδρίου. Κάνει συμφωνία για μικροφωνικές εγκαταστάσεις και εξυπηρετήσεις των συνέδρων. Ακόμα, είναι υπεύθυνος για την παραλαβή των δελτίων συμμετοχής των ατόμων που θέλουν να παρακολουθήσουν. Επίσης, φροντίζει για τη διαμονή των συνέδρων σε ξενοδοχεία και για την ψυχαγωγία τους (εκδρομές, επισκέψεις σε αρχαιολογικούς χώρους), εφόσον αυτό προβλέπεται από τον προϋπολογισμό του συνεδρίου.

Ο Οργανωτής Συνεδρίων προσλαμβάνει μεταφραστές, αν το συνέδριο διεξάγεται σε διάφορες γλώσσες. Παρίσταται σε όλη τη διάρκεια του συνεδρίου, ώστε να επιβλέπει την πορεία των εργασιών και να εποπτεύει για την πρόληψη πιθανών λαθών ή ελλείψεων. Τέλος, αναλαμβάνει, εφόσον υπάρχει συμφωνία, τη συγκέντρωση, την απομαγνητοφώνηση και δημοσίευση των πρακτικών του συνεδρίου.

Απαιτούμενη Εκπαίδευση: Ο Οργανωτής Συνεδρίων μπορεί να έχει σπουδάσει στα αντίστοιχα τμήματα Τουριστικών Επιχειρήσεων των ΤΕΙ. Επίσης, γνώσεις και κατάρτιση στη διαχείριση συνεδριακών εκδηλώσεων μπορούν να αποκτηθούν από ανάλογες ειδικότητες των δημόσιων ή ιδιωτικών ΙΕΚ.

Απαιτούμενες Δεξιότητες: Η δουλειά του Οργανωτή Συνεδρίων απαιτεί:

• Επιμονή και ψυχική αντοχή
• Υπολογιστική ικανότητα
• Ικανότητα στις δημόσιες σχέσεις
• Ικανότητα αντίληψης χώρου και ικανότητα διεκπεραίωσης εργασιών γραφείου
• Εγκαρδιότητα, δυναμισμό
• Ενθουσιασμό και επινοητικότητα
• Ευχέρεια στο λόγο, κοινωνική επιδεξιότητα, συνέπεια, διάθεση εξυπηρέτησης
• Οργανωτικές και συντονιστικές ικανότητες και ικανότητα συνεργασίας
• Σωματική αντοχή
• Γνώση τουλάχιστον μίας ξένης γλώσσας 
• Ευχέρεια στη χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή.

Επαγγελματικές Προοπτικές: Οι προοπτικές απασχόλησης του Οργανωτή Συνεδρίων είναι καλές, καθώς αυξάνεται η συχνότητα πραγματοποίησης ανάλογων εκδηλώσεων.

Οι οικονομικές αποδοχές εξαρτώνται από την προσωπική δράση του επαγγελματία και τα προσόντα του, αν και στις περισσότερες περιπτώσεις είναι αρκετά υψηλές. Ο Οργανωτής Συνεδρίων μπορεί να εργαστεί ως μισθωτός σε τουριστικά γραφεία, ξενοδοχεία, γραφεία διοργάνωσης συνεδρίων, συνεδριακά κέντρα, ή ως ελεύθερος επαγγελματίας διατηρώντας δική του επιχείρηση

Εργασιακές Συνθήκες και Περιβάλλον: Το επάγγελμα του Οργανωτή Συνεδρίων χαρακτηρίζεται από υψηλά ποσοστά ευθύνης και άγχους, καθώς είναι υπεύθυνος τόσο για την ομαλή διεξαγωγή του συνεδρίου, όσο και για την εξυπηρέτηση μεγάλου αριθμού συνέδρων. Η εργασία του γίνεται κυρίως σε γραφεία, αλλά απαιτούνται συχνές μετακινήσεις στους χώρους διεξαγωγής των συνεδρίων και για επαφές με τους ενδιαφερόμενους φορείς. Συνήθως συνεργάζεται με πολύ κόσμο, πελάτες και προσωπικό, σε ακατάστατα ωράρια που εξαρτώνται από τις ανάγκες και το μέγεθος της δουλειάς που αναλαμβάνει.

Ο Οργανωτής Συνεδρίων όταν εργάζεται στο γραφείου του, χρειάζεται ίσως να περνά πολλές ώρες μπροστά στον ηλεκτρονικό υπολογιστή, γεγονός που μπορεί να είναι κουραστικό. Επίσης, κατά τη διάρκεια διεξαγωγής των συνεδρίων εργάζεται πολλές ώρες σε συνθήκες έντασης, ορθοστασίας και σωματικής κόπωσης.

Επαγγελματικές Οργανώσεις: Ο Οργανωτής Συνεδρίων εντάσσεται στο Σύνδεσμο Ελλήνων Οργανωτών Εκθέσεων και Συνεδρίων.