Συστατική Επιστολή: Από ποιον να τη ζητήσω;

Και έρχεται εκείνη η ώρα που, είτε αιτείστε θέση εργασίας, είτε αιτείστε τη συμμετοχή σας σε πρόγραμμα μεταπτυχιακών σπουδών, χρειάζεται να υποβάλλεται δύο ή περισσότερες συστατικές επιστολές μαζί με το βιογραφικό σας. Η συστατική επιστολή βοηθά να ξεχωρίσετε μεταξύ των πολλών υποψηφίων. Παρέχει μια πληρέστερη εικόνα της προσωπικότητας, της συμπεριφοράς και των ικανοτήτων σας και συντάσσετε από άτομο με το οποίο έχετε συνεργαστεί σε επαγγελματικό ή εκπαιδευτικό επίπεδο.

Η επιλογή του συγγραφέα της συστατικής επιστολής είναι κρίσιμη. Ο συντάκτης της θα πρέπει να γνωρίζει τις νόρμες σύνταξης μιας συστατικής επιστολής και να έχει θετική άποψη για εσάς. Στην επιστολή αναφέρει τη σχέση και τη διάρκεια συνεργασίας μαζί σας, τις αρμοδιότητες που είχατε, καθώς και πληροφορίες που αφορούν στα προσωπικά χαρακτηριστικά σας και στη συμπεριφορά σας ως προς τους συναδέλφους σας. Επίσης, αναφέρει την άποψή του για εσάς και το λόγο για τον οποίο σας συστήνει. Σημαντικό, λοιπόν, είναι να γνωρίζει τον φορέα στον οποίο υποβάλλετε την αίτηση σας, ώστε να δώσει έμφαση σε χαρακτηριστικά της προσωπικότητας και σε ικανότητες σας που ανταποκρίνονται στη θέση για την οποία θα αξιολογηθείτε. Σε κάθε περίπτωση οφείλετε να θέσετε στη διάθεσή του συντάκτη ένα βιογραφικό σας σημείωμα, πληροφορίες για τον φορέα και τη θέση την οποία αιτείστε, καθώς και αντίγραφο της αίτησής σας.

Πλέον κατάλληλα πρόσωπα για τη σύνταξη μιας συστατικής επιστολής είναι αυτά που είχαν την ευκαιρία να παρακολουθήσουν άμεσα τα αποτελέσματα της εργασίας σας (π.χ. καθηγητής στο Πανεπιστήμιο, προηγούμενος εργοδότης).

Στοιχεία της προσωπικότητας του υποψηφίου που συνήθως αξιολογούνται με τη συστατική επιστολή παρατίθενται στον κάτωθι πίνακα:

Αυτό που επίσης πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι οι συστατικές επιστολές αξιολογούνται ως προς την εγκυρότητα τους. Ειδικότερα, ο αξιολογητής μιας συστατικής επιστολής ερευνά το αν η συστατική επιστολή είναι πρωτότυπη ή αντίγραφο της πρωτότυπης επιστολής. Ερευνά δε τον χρόνο που έχει συνταχθεί ή αν περιγράφει καταστάσεις που συνέβησαν σε προηγούμενο χρονικό διάστημα. Ο αξιολογητής εξετάζει, επίσης, το ύφος της επιστολής, αν δηλαδή αποτελεί ένα γενικό κείμενο που χρησιμοποιείται συστηματικά ή αν έχει συνταχθεί για τη συγκεκριμένη περίπτωση, ώστε είναι και περισσότερο αξιόπιστη. Τέλος, εξετάζεται το επιστολόχαρτο που χρησιμοποιείται κάθε φορά, αν δηλαδή είναι της εταιρείας, οργανισμού ή ιδρύματος που προέρχεται ο συντάκτης της.

Συνοψίζοντας, η συστατική επιστολή αναδεικνύει στοιχεία της προσωπικότητας και του χαρακτήρα σας, επιβεβαιώνοντας την εικόνα που παρέχεται από το βιογραφικό σας σημείωμα. Χρειάζεται, λοιπόν, να αποδοθεί ιδιαίτερη προσοχή κατά τη διαδικασία συλλογής συστατικής επιστολής τόσο από τον υποψήφιο όσο και από το συντάκτη αυτής.

Δρ. Μαρία Καθαράκη
Επιχειρησιακή Ερευνήτρια, MSc, Ph.D